導入前の課題

電話が多い連休前や外出時の電話対応が負担になっていた

事務所にかかってくる電話には、私か主任が対応するようにしていました。基本的に、2人が同じ時間帯に事務所にいることはないため、どちらか1人が電話を受ける体制です。 しかし、連休前などは電話がとても多いため、1人で対応しきれないことがありました。

また、2人とも外出の用事がある時は、携帯に転送して電話を受けていたので、負担が大きかったです。バイクで移動している時も着信が気になり、ストレスになっていました。外出先では、すぐ電話に出られない状況も多く、折り返しの連絡をする手間も発生していました。

導入のきっかけと決め手

電話を気にせず他の業務に専念できる体制を作るために導入

隙間時間を有効に使うために、電話受付代行サービスの導入を決めました。 近年は、バイク便などの新しい事業に取り組む機会が増えています。 電話受付代行サービスを利用すれば、隙間時間に外出するような業務を増やしても、電話を気にせず安心して他の業務に専念できると考えました。

導入の効果

連休前や外出時の電話を気にする負担がなくなり、他の業務に使える時間が増えた

連休前は、お客様が新聞を一時的に止める「休み」の用件で電話をかけてこられることがとても多いのですが、その内容をコールセンターに受けてもらえるようになったので、業務負担がかなり軽減されました。

自分たちで対応していたときは、電話の件数が多くなるにつれて余裕がなくなり、処理が追い付かなくなっていました。今はコールセンターが受けた電話の内容をメールでわかりやすく報告してくれるので、内容を落ち着いて確認することができて、非常に助かっています。事務処理の漏れやミスもなくなりました。

また、電話を気にせず外出の予定を入れられるようになったので、2人ともバイク便などの別業務に専念できる時間が多くなり、業務効率が改善しました。電話対応のために1人が事務所で留守番をする負担や、外出先で着信を気にするストレスがなくなりました。

使い始めてから感じた思いがけない効果もありました。
最近は、業界内でもリモートの会議が増えているので、事務所の中で急遽Web会議をすることがあります。そういった時も周囲の音が入らないように、コールセンターへ電話を転送できるようになったので、便利に感じています。

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