導入のきっかけ・決め手

会議や夕刊配達などが多い日中の業務効率に課題を感じていた

忙しい時や人手が足りない時など、どうしても電話に出ることが難しい状況下の電話を、代わりに対応してもらいたいと考えたことが導入のきっかけです。

以前は、事務員さんが銀行に行く用事などで店を不在にする際、店の電話を私の携帯に転送して電話対応をしていました。しかし、私も日中は会議や夕刊の配達で外出する機会が多いため、人手が足りないうえに予定が多い日は、なかなか対応が難しいと感じていました。

電話受付代行サービスを導入すれば、会議中に着信を気にすることや、運転中の電話に出る必要がなくなると考え、導入を決めました。 導入前は1か月のデモを体験できたので、安心して利用を始めることができました。

導入の効果

目の前の業務に専念できるようになり、業務効率が改善

会議や運転中の電話を気にするストレスがなくなり、目の前の業務に集中できるようになりました。コールセンターが対応した内容はメールで報告してもらえるので、他の業務に支障がないタイミングで落ち着いて確認できます。
休憩時間の調整もしやすくなり、昼間の食事時間を確保できるようになりました。

また、新聞社への納金準備等で忙しくなる月末の業務効率も改善しました。
以前は現金を数えているとき等に電話がかかってきてしまうと、業務を中断しなければなりませんでしたが、今はその必要がないので、月末の業務も早く終わります。

クレーム対応がスムーズになった

クレームが発生した時の対応がスムーズになりました。
通常は電話を受けるまでお客様の用件がわからないため、発生したクレームの対応策をその場で考えなければなりません。 しかし電話受付代行サービスを利用すると、最初の対応をコールセンターにお願いできるため、お客様の用件を把握してから、対応策を準備して折り返しの電話をかけることができます。

サービスの使用感

柔軟で漏れのない対応が助かっている

お盆や正月、ＧＷなどは、留守止め依頼の電話がとても多い時期です。
お客様から連絡を受けた際、私の店では留守止め期間の値引きが発生しないことを伝えているのですが、同じ内容をコールセンターにも案内してもらっています。電話の件数が多い日も柔軟に漏れなく対応してもらえるので、助かっています。

また、1日に対応した電話の内容を、PDFでまとめて報告してもらえるレポートが非常に便利です(※定時報告レポートはオプション対応となります)。
電話1件ごとの報告メールは都度チェックしていますが、定時報告レポートはその日の対応に漏れがないかを確認するために活用しています。

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